2024_GR_00045 - Aanpassing retributiereglement culturele infrastructuur - Goedkeuring

Er zijn een aantal redenen om ons reglement, tussentijds vooraf aan de fusie, toch aan te passen.
Er komen meer en meer derden voorstellingen doen in onze zaal, de Financiële dienst heeft gevraagd om het Sociaal huis van huurderscategorie 0 naar categorie 1A te plaatsen, het gebruik van de stoelkussens door derden, reservatie van het podium in combinatie met andere huurders van de zaal,…

In de zitting van 13 februari 2024 heeft het college gevraagd om extra toelichting bij een aantal aanpassingen in het reglement:

Naast een update van benamingen zijn de voornaamste aanpassingen:
Art.3 Aanvraagtermijnen
Om alle voorstellingen zo goed mogelijk te laten verlopen en voldoende voorbereidingstijd te geven moeten we de aanvraagtermijn voor voorstellingen in de grote zaal van cultuurhuis|het Loo met technische bijstand en/of programmatie van licht en geluid inperken zijnde dat de reservatie ten laatste 2 maanden voor de activiteit moet gebeuren.
Art.4 Tarieven en betalingsmodaliteiten
Het aanrekenen van de uren van de theatertechnici en het inperken van het gratis programmeren van licht en geluid tot 10 uur per voorstelling. De uren daar boven worden aangerekend met een maximum van 10 uur extra.
Een warme maaltijd voorzien voor de theatertechnici indien ze verwacht worden meer dan 6 uur aanwezig te zijn.
Het tijdig annuleren, ook van de vergaderzalen.
Aanpassing huurderscategorie Sociaal huis.
Art. 5. Meerdere aanvragen voor één datum
Bij reservatie van enkel het podium moet dit toegankelijk blijven voor de huurders van de zaal.
Art. 7. Aansprakelijkheid en verzekering
Huurders moeten zelf een EHBO-kit voorzien voor medewerkers en bezoekers van hun activiteit.
Art.8 Gebruik van de lokalen
Overnachten mogelijk maken in onze culturele infrastructuur voor jeugdbewegingen op doortocht.
De sanctie bij ongeoorloofd gebruik van lokalen.
Art.14 Klank en licht
Huurders die met eigen techniekers en materiaal willen werken, moeten een bedrag betalen voor het verwijderen van onze eigen installatie.
Tarieven materialen.
Geluidsbegrenzer.
Art.16 Privé feesten
In het Loo enkel mogelijk voor inwoners van Tessenderlo.

Extra toelichting:

-Bijlage 1 het huidige reglement met markeringen van de wijzigingen, bijlage 2 het nieuwe reglement met markeringen van de wijzigingen.

-Het Sociaal huis werd verplaatst van categorie 0 naar categorie 1A omwille van volgende rede:
Onroerende verhuur op KT met verplichte drankafname is een belastbare activiteit.
De loutere verhuur van een vergaderzaal is echter vrijgesteld.
Hieruit volgt dat gemeente steeds een huurbedrag dient aan te rekenen aan andere entiteiten, en dus ook aan het OCMW.
Een gratis verhuur aan van OCMW aan gemeente kan bijgevolg niet volgens de BTW-principes.

-Er zijn 10 uur programmatietijd inbegrepen in de huur van de zaal voor de verenigingen van Tessenderlo, bijkomende uren worden aangerekend aan het uurtarief (tarieflijst):
Vorig jaar waren er verschillende verenigingen waarvoor onze techniekers gemiddeld 25-30 uren moesten programmeren per vereniging. Dit is zeer tijdrovend daarom willen we de gratis uren beperken tot 10 uur. 

-Bij reservatie van enkel het podium: In het huidige reglement staat in artikel 13. Ontruimen: Bij het huren van de zaal in een reeksverband, waarbij gedurende een aantal tussenliggende dagen de zaal niet wordt gebruikt, moet het mogelijk zijn gelijk welke activiteit te laten doorgaan. Zo dit, gezien het decor, de licht- of geluidsinstallatie niet mogelijk is, moet de hele periode     gehuurd worden.
Elk jaar in de herfstvakantie organiseert de harmonie Odyssee een kamp voor hun jeugd en ze sluiten het kamp af op het einde van de vakantie met een optreden. Gezien het aantal deelnemers en bezoekers is de Griffel de meest geschikte zaal voor hen. In diezelfde periode start de toneelgroep Pandora met de opbouw van hun decor op het podium van de Griffel. Aangezien ze een vereniging van Hulst zijn en gezien het aantal bezoekers dat zij ontvangen is ook voor hen de Griffel de meest geschikte zaal.
Pandora ‘huurt’ voor de opbouw van het decor enkel het podium. We hebben momenteel geen tarief voor het huren van het podium dus deze verhuring is gratis.
Het gevolg is wel dat de zaal enkel nog kan gehuurd worden zonder podium aangezien het podium niet kan/mag betreden worden door anderen in de periode voor de voorstellingen van Pandora (een 3-tal weken)
Odyssee wil de zaal uiteraard huren met podium voor hun optreden, maar dit is dus niet mogelijk. Odyssee is van mening dat het podium bij de zaal hoort en als ze de zaal huren ze ook recht hebben om het podium.
We hebben geprobeerd om beide verenigingen tot een akkoord te laten komen, maar dit verliep zeer moeizaam. Daarom willen we graag een duidelijke oplossing.
In de Kriekel hebben we ook een toneelgroep, zij geven de andere gebruikers van de zaal wel toegang tot het podium tijdens de opbouw van hun decor vandaar ons voorstel om dit ook zo toe te passen in de Griffel.
In de Griffel is er een tweede toneelvereniging actief. Toneelgroep Nele start met hun opbouw eind januari 2024 (29/01), op 2 februari 2024 heeft het oudercomité van de wereldwijzer de zaal met podium gehuurd voor een kienavond en op 10 februari 2024 werd de zaal met podium gebruikt voor een verlovingsfeest, beide activiteiten hebben zonder problemen kunnen plaatsvinden.

-Repetities in het weekend kunnen slechts 1 maand op voorhand vastgelegd worden: Dit stond zo al in artikel 12. Repetities en voorbereidingsdagen in ons huidig reglement. Indien repetities in het weekend niet beperkt worden, kan de zaal bijvoorbeeld elke zaterdag geblokkeerd worden voor een repetitie en kan die dus niet meer verhuurd worden. 

-Basispakket licht en geluid: een omschrijving van de basispakketten licht en geluid per locatie (bijlage 3), dit is wat er momenteel aanwezig is in desbetreffende zaal en wordt volledig ter beschikking gesteld van de huurder. De dienst Beheer wil dit pakket in de toekomst graag uitbreiden met een 'plug and play'-eenvoudig systeem om een micro te gebruiken of achtergrondmuziek af te spelen.

-Tarief aanrekenen om de eigen installatie van de grote zaal van cultuurhuis|het Loo te verwijderen: Indien huurders willen werken met eigen techniekers, kunnen we onze materialen niet ter beschikking stellen en moet onze installatie verwijderd worden, dit is ongeveer 30-45 minuten werk vandaar het aanrekenen van € 40,00.

-Artikel 16. Privé-feesten: in het huidige reglement werd zeer uitgebreid opgenomen dat privé-feesten in de grote zaal van cultuurhuis|het Loo enkel mogelijk is voor inwoners van Tessenderlo. In het nieuwe reglement werd dit behouden, maar sterk vereenvoudigd.

Daarnaast zijn er nog enkel extra aanpassingen gedaan ten opzichte van de zitting van 13 februari 2024:
-in artikel 4. Tarieven en betalingsmodaliteiten werd, onder het stuk 'theatertechnici', het volgende toegevoegd:
'Bij de huur van technische materialen zit standaard 10 uur technische bijstand in begrepen, extra uren worden aangerekend aan het geldende tarief (zie tarieflijst).' Aangezien de huurders verplichten theater technische bijstand te nemen indien ze onze materialen wensen te gebruiken.

-eveneens in art. 4: de waarborg werd aangepast naar € 100,00 in plaats van de huurprijs van de zaal. Nu de tarieven geïndexeerd werden, en dus cijfers na de komma hebben, is het voor de verhuurmedewerker niet meer vanzelfsprekend om deze tarieven te onthouden. Deze moeten handmatig ingegeven worden, vandaar het voorstel om een vast bedrag als waarborg aan te rekenen.

-in art. 8. Gebruik van de lokalen werd het volgende toegevoegd: 'Bij het huren van de gaanderij en/of de promenade voor een tentoonstelling moet de organisator permanentie voorzien op tijdstippen dat de burelen gesloten zijn anders wordt de toegang tot de tentoonstellingen gesloten.' Dit om beschadiging door bijvoorbeeld hangjongeren te vermijden.

- in art. 15. Korting en voordeeltarief werd het volgende toegevoegd: 'Politieke partijen krijgen één keer per maand, in de week voorafgaand aan de zitting van de gemeenteraad, een vergaderlokaal naar keuze gratis ter beschikking voor een fractievergadering. Bij de aanvraag moet duidelijk vermeld worden dat het om een fractievergadering gaat.'
Recent is er een aanvraag geweest van een partij waarbij het niet duidelijk was dat het om een fractievergadering ging.  

In de zitting van 12 maart 2024 heeft het college nog enkele laatste aanpassing gevraagd.
-cultuurhuis|'t Kraanhof moet niet opgenomen worden in dit retributiereglement, dit cultuurhuis heeft een eigen reglement dat inwerking getreden is op 1 januari 2023. 

-in art. 3. werd 'door de programmatoren' verwijderd.

-in art. 4. werd verder gespecifieerd voor welke lokalen een waarborg gevraagd wordt (zie markering in de bijlage)

-eveneens in art. 4. werd, onder het stukje 'De annuleringskosten', 'tenzij het CBS anders beslist' verwijderd.

-in art.5. werd de formulering over de toegankelijkheid van het podium indien het enkel gereserveerd werd zonder de zaal verwijderd, maar dit blijft behouden in art. 13
in art.5. werd wel een mogelijkheid toegevoegd om het podium afzonderlijk te huren beperkt in tijd. (zie markering in de bijlage)

Op 29 maart heeft er een overleg plaatsgevonden tussen de dienst Beheer,  burgemeester Eens en schepen Steurs. In dit overleg werden volgende aanpassingen besproken:
- in art. 4. werden de huurders categorieën aangepast naar analogie van de tarievenstructuur van cultuurhuis|'t Kraanhof

- in art. 4. worden de stoelkussens aangeboden zonder vergoeding enkel met een waarborg

- in art.4.  wordt voor een fuif € 200,00 waarborg gevraagd in plaats van € 100,00 zoals voor de andere verhuringen

- in art. 4. werd een kosteloze annulering toegevoegd voor annulaties door overmacht

- in art. 5. werd gespecifieerd voor welke doeleinde een podium afzonderlijk kan gehuurd worden

- in art. 8. werd in cultuurhuis|het Loo de vestiaire toegevoegd aan de zaalverhuur zonder gebruik van de kapstoknummeringen 

- in punt 5 in het deel van de Jeugddienst werd verwezen naar de Jeugddienst voor de regelgeving rond het toezicht op fuiven.

Daarnaast werd er ook geopteerd voor toch over te gaan naar een all-in tarief voor de huur van onze zalen. Voor de berekening van deze nieuwe tarieven werd er rekening gehouden met de tarieven van Ham. (bijlage 4+5)

Ook het Cultuurhuis en de Jeugddienst hebben hun deel van het reglement een update gegeven. De wijzigingen voor het Cultuurhuis zijn minimaal. Voor de Jeugddienst werd punt 4 'Draaiboeken' vervangen door 'Aanvraagformulieren, in punt 5 werden de regels rond het toezicht aangepast aan de huidige regels en punt 10 'Geluid' werd aangepast aan de regels rond geluid zoals ze  in ons retributiereglement werden aangepast. Het deel van de jeugd zal retroactief ingaan vanaf 1 januari 2024.

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt het reglement ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van april 2024 zodat het reglement vanaf 1 mei 2024 in werking kan treden.
De dienst Beheer stelt voor om alle gekende gebruikers van de infrastructuur via een mailing in E2E te informeren over de aanpassing van het retributiereglement en vervolgens ruimer te communiceren via de communicatiekanalen van de gemeente Tessenderlo.
De dienst Beheer stelt eveneens voor om de huurders met een bestaande reservatie na 1 mei 2024 de kans te geven om hun reservatie kosteloos te annuleren tot en met 31 mei 2024, indien ze niet akkoord gaan met het nieuwe retributiereglement.

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt het reglement ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van april 2024 zodat het reglement vanaf 1 mei 2024 in werking kan treden. (Bijlage 7)
De dienst Beheer stelt voor om alle gekende gebruikers van de infrastructuur via een mailing in E2E te informeren over de aanpassing van het retributiereglement en vervolgens ruimer te communiceren via de communicatiekanalen van de gemeente Tessenderlo.
De dienst Beheer stelt eveneens voor om de huurders met een bestaande reservatie na 1 mei 2024 de kans te geven om hun reservatie kosteloos te annuleren tot en met 31 mei 2024, indien ze niet akkoord gaan met het nieuwe retributiereglement.

Deze aanpassingen werden samen met de extra gevraagde aanpassingen (bijlage 6)  goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in de zitting van 16 april 2024.